Wichtig für den Datenschutz:
CC und BCC: So nutzen Sie die Funktion richtig
Bußgeld für offenen E-Mail-Verteiler mit vielen Empfängern
Wie schnell kann es passieren – ich möchte etwas Wichtiges (oder auch weniger Wichtiges) ganz vielen von meinen Freunden gleichzeitig mitteilen. Statt die E-Mail-Adressen zu verbergen, schicke ich die E-Mail mit einem offenen E-Mail-Verteiler los.
Das heißt, ich trage alle E-Mail-Adressen in das Feld „AN“ ein, sodass jeder Empfänger sehen kann, wer außer ihm die E-Mail bekommen hat.
Entweder passiert das aus Versehen oder dann mit Absicht. Denn es ist doch so schön, wenn alle sehen können, wen ich alles noch so kenne oder eingeladen habe.
Das Gleiche kann einem auch im geschäftlichen Verkehr passieren. So hatte eine Mitarbeiterin eines Unternehmens in Bayern an Kunden eine E-Mail verschickt, in dem sie den Kunden kurz mitteilte, dass sie alsbald um die Anliegen der Kunden kümmern werde. Das Problem dabei war, dass die E-Mail ausgedruckt 10 Seiten lang war, wobei davon alleine neuneinhalb Seiten mit E-Mail-Adressen der Empfänger.
E-Mail-Adressen sind als personenbezogenen Daten im Sinne der DSGVO anzusehen. Um eine E-Mail-Adresse als personenbezogenes Datum einzuordnen, ist nicht mal erforderlich, dass die E-Mail-Adresse aus Vor- und Nachnamen besteht. Es reicht aus, wenn die E-Mail-Adresse einer bestimmten natürlichen Person zugeordnet werden kann oder diese Zuordnung zumindest mittelbar erfolgen kann.
Personenbezogenen Daten dürfen aber an Dritte nur dann übermittelt werden, wenn eine Einwilligung vorliegt oder eine gesetzliche Grundlage gegeben ist. Da eine gesetzliche Grundlage nicht ersichtlich ist, bedarf es einer Einwilligung der betroffenen Personen, d.h. der Inhaber der E-Mail-Adressen. Liegt eine Einwilligung nicht vor, ist die Verwendung des offenen E-Mail-Verteilers datenschutzrechtlich nicht zulässig und kann mit einem Bußgeld geahndet werden.
Was ist zu tun?
- Statt in das „AN-Feld“ oder „CC-Feld“ sind die E-Mail-Adressen in das „BCC-Feld“ einzutragen.
Denn nur bei der Eintragung der E-Mail-Adressen in das „BCC-Feld“ wird die Übertragung der E-Mail-Adressen an die Empfänger unterdrückt, sodass keiner erkennen kann, an wen diese E-Mail sonst noch geschickt wurde.
Wenn Sie nicht möchten, dass alle E-Mail-Adressen beim Schreiben einer E-Mail für alle sichtbar sind, müssen Sie die BCC-Funktion verwenden. BCC steht für "blind carbon copy" und ist von der Funktionsweise identisch mit CC, es werden jedoch beim Empfänger keine Mailadressen außer der eigenen angezeigt.
Diese Funktion ist immer dann sinnvoll, wenn die Empfängerliste sehr umfangreich ist. Die Funktion sollte vor allem genutzt werden, wenn die Empfänger einer Weitergabe der eigenen E-Mail-Adresse nicht zugestimmt haben oder niemand wissen soll, an wen die Mail noch gegangen ist. So schützen Sie die Privatsphäre der einzelnen Empfänger. Auch um zu verhindern, dass die Mail-Adressen der Empfänger von Rundmails für Spam-Mails missbraucht werden, ist die Verwendung der BCC-Funktion zu empfehlen.
Wie Sie die Funktionen nutzen
Die CC und die BCC-Funktion ist in jedem Mail-Programm vorhanden. Teilweise müssen Sie diese jedoch erst aktivieren, bevor Sie sichtbare bzw. verborgene Mail-Kopien versenden können. Verlangt der Mail-Dienst mindestens eine E-Mail Adresse im An-Feld, schreiben Sie dort einfach Ihre eigene Adresse hinein.
Je nach Mail-Programm können Sie die verschiedenen E-Mail-Adressen getrennt durch ein Komma bzw. ein Semikolon und ein Leerzeichen in das jeweilige Feld eingeben.