Kassensysteme für Gastronomie

1. Das muss eine Gastrokasse heute können

Sie sind auf der Suche nach einem Kassensystem für Ihren gastronomischen Betrieb?

 

Dann sind Sie hier richtig. Denn hier erfahren Sie alles Wichtige zu modernen Gastrokassensystemen in unserem Überblick.

 

Mit einem gutes Kassensystem können Sie:

  • viel Zeit und Geld sparen
  • effizienter arbeiten
  • dem Finanzamt beruhigt gegenübertreten und
  • in Echtzeit einen kompletten Überblick über Ihr Geschäft gewinnen

Das System muss dabei vor allem sehr schnelles Bestellen und Kassieren ermöglichen – auch mit Karten Zahlungen.

 

Gleichzeitig soll die Bedienung des Kassensystems möglichst selbsterklärend sein.

Außerdem muss das Kassensystem alle aktuellen Vorgaben des Finanzamts erfüllen und Features wie Warenwirtschaft, Mitarbeiterverwaltung, Statistiken etc. bieten.

 

Dabei sind die meisten Kassensysteme modular erweiterbar und passen sich den Bedürfnissen an.

 

Das sind eine ganze Menge Anforderungen.

Hier die Details:

  • Kosten
  • Anbieter
  • Features
  • Fiskalisierung usw.

2. Wie hoch sind die Kosten?

Beim Kauf eines Kassensystems haben Sie entweder die Möglichkeit, ein vom Hersteller angebotenes Hardware- und Softwarepaket zu kaufen und dieses nach Bedarf um spezifische Module zu erweitern.

 

Oder Sie stellen Sich Ihre Hardware selbst zusammen, laden sich die herstellereigene App herunter und schließen mit dem Anbieter einen Nutzungsvertrag.

 

Auch wenn die Apps üblicherweise kostenfrei sind, fallen pro Endgerät Lizenzgebühren und Servicegebühren an.

 

Preisbeispiele für komplette Gastrokassen:

Produktbeispiel: orderbird iPad-Kasse

  • Anschaffungskosten
    1 iPad 16 GB ca. 928,00 €
    2 iPad mini (2019) à 390,00 € 780,00 €
    1 Tabletständer aus Walnussholz 12,00 €
    1 Kassenschublade KA-330 Touch 81,00 €
    2 Bondrucker Epson TM-T30 à 199,00 € 398,00 €
    1 Kartenleser orderbird Miura M010 177,00 €
    1 WLAN-Router Tp-link N600 31,00 €
    Anschaffungskosten: ca. 2.407,00 €
  • Laufende Kosten
    3 Software-Lizenzen à 29,00 € netto/Monat 87,00 €/Monat
    1 Service-Lizenzindividuelles Angebot
    Transaktionsgebühren für Kartenzahlungen: 0,95 – 2,75 % des Umsatzes je nach Karte
    Laufende Kosten ab 87,00 € (bei 20k Umsatz/Monat und 25% Kartenzahlung kommen ca. 50 Euro Transaktionskosten hinzu)

(hier handelt sich um ca. Angaben)

3. Welche Anbieter gibt es?

Zu den bekanntesten Anbietern von digitalen Gastro-Kassensystemen gehören:

Zettle Go

Zettle Go ist ein für Einzelhandel und Gastronomie entwickeltes Kassensystem, das mit seiner Übersichtlichkeit punktet. Außerdem ist es kostenlos.


orderbird

Die 2011 gegründete orderbird AG ist der Erfinder des iPad-Kassensystems für Gastrobetriebe. Heute ist sie europäischer Marktführer im Bereich iPad-Kassen für alle Arten gastronomischer Unternehmen.


Lightspeed

Das Unternehmen Lightspeed vertreibt seit 2011 das gleichnamige cloudbasierte POS-iPad-Kassensystem. Wegen der diversen Zusatzmodule ist es auch für größere Gastro- und Hotelbetriebe geeignet.


gastronovi

Die Bremer gastronovi GmbH bietet eine modulare browserbasierte Cloudsoftware für sämtliche Gastrobetriebe an. Die Module und Erweiterungen von gastronovi Office lassen sich beliebig kombinieren. Und können in unterschiedlichem Umfang gebucht werden. Die Software eignet sich für POS-Kassenterminals und Tablet Kassen verschiedener Betriebssysteme.


SumUp

Bekannt wurde SumUp als Anbieter von günstigen Kartenzahl-Systemen, die auf einem Smartphone oder Tablet laufen. Somit ist es auch Handwerkern, Dienstleistern oder kleinen Geschäften und Restaurants möglich, preiswert Kartenzahlungen zu akzeptieren ohne teure Soft- und Hardware.


wayter®

wayter

Die Firma Tobit.Soft bietet wayter® an. wayter® ist sofort betriebsbereit.

Eigene Vereinbarungen mit Zahlungsdienstleistern sind nicht erforderlich.

Die Gäste können chaynsID, PayPal, Apple Pay, Google Pay, GiroPay, AliPay, WeChat Pay, iDEAL, Visa, MasterCard, American Express und SEPA Lastschrift zur Zahlung nutzen.


4. Diese Funktionen sollten Gastrokassensysteme haben

Moderne Gastro-Kassensysteme bieten viele sinnvolle Zusatzfunktionen. Zu diesen zählen:

  • Artikelverwaltung/Warenwirtschaft (auch wichtig für die Inventur!)
  • Preiskalkulation
  • Mitarbeiterverwaltung
  • Tischverwaltung (Tischpläne als Vollgrafik, inkl. Rabatt- und Stornofunktion, Umbuchen ganzer Tische, Splitten, frei einstellbare Tischnummern)
  • Stammkundenpflege, Gutscheine, Rabatte
  • Analysen und Auswertungen
  • Erstellung von Reports
  • unterschiedliche Mehrwertsteuersätze (in Haus, außer Haus)
  • freie Eingabe von Preisen inkl. Minusbeträge, zum Beispiel zur Nutzung von Gutschriften
  • automatische Duplikation von Rechnungen
  • freie Wahl der Gänge sowie Abruf Bons für Gänge
  • eine Automatik für die Happy Hour
  • schnelle Wahl unterschiedlicher Beilagen zum Hauptgericht, ggf. mit Aufpreis
  • Zurückholbarkeit von Tischen
  • Sofortrechnung, Zwischensumme und Kassenabschlag
  • Versandmöglichkeit per E-Mail und Abspeichern in Cloud
  • frei zu definierende Sparten, wie etwa Softdrinks, Biere, Hauptgerichte
  • Zugangsberechtigungen zu Funktionen für verschiedenen Mitarbeiter, beispielsweise dürfen Kellner keine Abrechnung machen
  • Mitarbeiterbericht über Umsätze, geleistete Stunden und Ähnliches
  • diverse Umsatzberichte: Tag, Monat, Quartal, Jahr und freier Zeitraum
  • Kassenbuchbericht
  • Storno- sowie Rabatt-Berichte
  • Rechnungsjournal

Moderne Kassensysteme bieten mit Hilfe der präzisen Dokumentation ein Statistik-Dashboard für einen genauen Überblick übers Geschäft.

 

Egal ob es sich um den Umsatz Ihrer Renner, die allgemeine Umsatzentwicklung oder andere Kennzahlen geht.

 

Mit Hilfe einer digitalen Gastrokasse erstellen Sie Zwischenberichte und automatische Tagesabschlüsse, Rechnungsjournale und Kostenstellen-Auswertungen.

Sie erkennen auf einen Blick, welche Angestellten gerade wo arbeiten. Und können ihre Einsätze nach Umsatz und Tageszeit optimal disponieren.

Darüber hinaus erlaubt die Gastrokasse anhand der Mitarbeiter-Logins und Logouts eine minutengenaue Arbeitszeitabrechnung.

 

Haben Sie mehrere Restaurants, zeigt sie Ihnen die Warenbestände, Personaleinsatzplanung und die Umsatzentwicklung nach Filialen getrennt an.

So erhalten Sie im Nu alle Informationen, die Sie zum erfolgreichen Führen eines Gastrobetriebes benötigen.

 

Über die Tischplanung können Sie Reservierungen durchführen.

Bei offenen Tischen erhalten die Mitarbeiter sofort eine Warnung.

 

5. Kernfunktion: Bestellen und Bezahlen

Bei einer modernen Gastrokasse gibt der Mitarbeiter die Bestellung meist direkt am Tisch über ein mobiles Endgerät (z.B. iPad) ein.

 

Die Bestellung wird per Funk bzw. WLAN sofort an das Küchenpersonal bzw. an die Bar übermittelt. Das nennt sich Funkbonieren.

 

So lassen sich überflüssige Wege und Fehler schon im Vorfeld vermeiden und die Geschwindigkeit steigt.

 

Für Nachbestellungen tippt der Kellner den jeweiligen Button nochmals an.

Möchte der Gast bezahlen, ruft die Bedienung sich die gespeicherte Bestellung auf.

Tippt auf den Kassieren-Button und druckt den Beleg aus.

Wünscht der Gast Barzahlung, tippt er auf den jeweiligen Button.

Für EC- oder Kreditkarten stehen ebenfalls Buttons zur Verfügung.

Mit Hilfe eines Kartenlesers erledigt er dann alles Weitere.

Viele mobile Gastro-Kassensysteme bieten außerdem die Möglichkeit, kontaktlos via NFC zu bezahlen.

 

Darüber hinaus kann der Kellner mit seiner mobilen Kasse Storno-Bons erstellen, Tische umbuchen und zusammenlegen, Debitor-Rechnungen erstellen und versenden und Gutscheine mit der Bestellung verrechnen. Mitarbeitern erleichtern die individuellen grafischen Tischpläne einer Tablet-Kasse den Einstieg.

Bei gastronomischen Betrieben, die neben dem Tischservice einen Außer-Haus-Verkauf haben, lassen sich beide Bestellarten getrennt bearbeiten.

6. Einfache Bedienung und Geschwindigkeit

Moderne Gastro-Kassensysteme sind mit einem einfach zu bedienenden und übersichtlich gestalteten Touchscreen ausgestattet.

 

Die Kassensoftware ist dabei eine in der Regel gut performenden Gastro-App.

Dank kurzer Seitenladezeit erhältst du alle Screens und benötigten Informationen rasend schnell.

 

Die intuitive Bedienbarkeit erspart dir längere Einarbeitungszeiten und erleichtert deinen Angestellten die Arbeit.

 

Das schnelle und reibungslose Bestellen und Bezahlen erhöht die Kundenzufriedenheit. Und macht deinen Gastrobetrieb effizienter: Es steigert die Umsätze, weil mehr Gäste bedient werden können. Außerdem haben deine Mitarbeiter mehr Zeit, sich um besondere Kundenbelange zu kümmern.

 

Die Vernetzung der Geräte und Automatisierung der Betriebsabläufe reduziert den bürokratischen Aufwand deutlich. Unterschiedliche Zugangsberechtigungen verhindern den Zugriff auf nicht für das Personal bestimmte Daten.

7. Finanzamtskonformität

Ab März 2021 hat ein Gastro-Kassensystem die Anforderungen der Kassensicherungsverordnung zu erfüllen (hier mehr dazu).

 

Die Kassen-Software muss über eine einheitliche digitale Schnittstelle, ein Speichermedium und ein Sicherheitsmodul verfügen. Mit dieser zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) wollen die Steuerbehörden verhindern, dass Gastrobetriebe Daten nachträglich manipulieren.

 

Auch wenn die elektronische Kasse für Gastronomiebetriebe noch nicht Pflicht ist, der GoBD-Kassencheck ist es bereits.

 

Mit einer modernen Kassensoftware bzw. einem modernen Kassensystem sind Sie in jedem Fall auf der sicheren Seite. Alle im Restaurant anfallenden Daten werden einzeln elektronisch erfasst und gespeichert und können jederzeit abgerufen werden.

 

Weil Sie zum Führen eines Kassenbuchs verpflichtet sind, ist dieses bereits in der Kassen-Software integriert.

8. Schnittstellen

Ein modernes Gastronomiekassensystem zeichnet lückenlos sämtliche baren und unbaren Geschäftsvorfälle auf.

 

Dadurch bildet es die Grundlage der Buchhaltung. Der Steuerberater kann über die DATEV-Export-Schnittstelle die Buchungsbelege direkt importieren.

 

Als Inhaber einer Bar profitieren Sie von einer zusätzlichen Schnittstelle zur Schankanlage. Sie ermöglicht einen genauen Überblick über die in Ihrer Bar tatsächlich verbrauchten Alkoholika. So vermeiden Sie Dosierungsfehler und die damit verbundenen finanziellen Verluste.

9. Kundenbindung

Gefällt den Gästen das Angebot und der Service, kommen sie wieder und empfehlen Sie weiter.

 

Gastronomische Betriebe erwirtschaften einen Großteil ihres Umsatzes über Stammgäste. Daher sollten Sie unbedingt erwägen Maßnahmen zur Kundenbindung durchführen.

 

Mit einem Tablet-Kassensystem und dem Modul Gästebindung ist das mit wenig Aufwand möglich.

 

  • Sie legen sich zuerst eine Datenbank mit sämtlichen wichtigen Informationen über Ihre Stammgäste an.
  • Die Kaufhistorie gibt Auskunft über ihre Vorlieben und Gewohnheiten.

Anschließend verschicken Sie beispielsweise in regelmäßigen Abständen Mailings mit bei dir einlösbaren Rabatt-Coupons. Oder Sie drucken über eine Schnittstelle Gutscheine mit Ihrer CI und einem QR-Code. Diese werden bei ihrer Vorlage von der Gastro-App direkt gescannt und verrechnet.

10. Filialverwaltung

Sind Sie Inhaber mehrerer Gastrobetriebe, können Sie diese zentral von einem Ort aus über die Cloud verwalten.

 

Dann sind Sie in Echtzeit über sämtliche Transaktionen in Ihren Restaurants informiert.

Und können jedes von ihnen separat verwalten, indem Sie unterschiedliche Speisekarten und Preise eingeben.

Und sich alle Reports getrennt nach Filiale erstellen lassen.

11. Offline-Fähigkeit

Moderne Gastro-Kassensysteme sind offlinefähig. Die wichtigsten Funktionen sind bei einem Internetausfall mithilfe des lokalen WLAN immer noch zugänglich.

 

Bestellen, Bezahlen sowie X- und Z-Abschlag funktionieren auch offline.

Ist die Mobilfunkverbindung wieder vorhanden, synchronisiert sich die Kassen-App automatisch mit deiner persönlichen Cloud.

 

Sie können Ihr iPad-Kassensystem sogar längere Zeit offline nutzen. Es sei denn, Sie müssen auf Ihren Kundenstamm oder die statistischen Auswertungen zugreifen.

12. Support

Der Support ist ein wichtiges Kriterium, dass Sie bei der Wahl deines Kassensystems beachten sollten.

 

Manche Gastronomiekassensysteme sind mit einer 24/7/365-Support-Hotline verbunden. Oder haben einen zusätzlichen Service-Notdienst, der für technische Probleme außerhalb der Geschäftszeiten zuständig ist.

 

Viele Hersteller bieten einen optionalen Vor-Ort-Service an, der die Installation und Gerätekonfiguration vornimmt.

 

Bei SaaS-Lösungen sind die regelmäßigen Software-Updates und automatischen Back-ups in der monatlichen Nutzungsgebühr enthalten.

13. Unterscheiden sich Kassensysteme für Bars, Cafés, Restaurants und Food-Trucks?

Sie unterscheiden sich je nach Art des Gastrobetriebes in ihrer Funktionalität.

Haben Sie ein Restaurant mit Tischservice und Außer-Haus-Verkauf, müssen die Außer-Haus-Gerichte mit einem abweichenden Steuersatz abgerechnet werden. Und getrennt von den im Restaurant servierten Speisen und Getränken aufgezeichnet werden.

 

Bei der Fast-Food-Gastronomie erfolgt der Bestell- und Bezahlvorgang ausschließlich am Kassentresen. Dies gilt auch für die Systemgastronomie. Daher benötigt die Gastrokasse beispielsweise die Cash and Carry Funktion.

14. Muss es ein iPad-Kassensystem sein?

Nein, auch wenn iPad-Kassensysteme als besonders zuverlässig gelten. Bei ihnen sind Hardware und Software optimal aufeinander abgestimmt. Sie funktionieren mit einem iPad als Hauptkasse und je nach Mitarbeiterzahl mehreren iPad mini, iPod Touch oder iPhone und einer für iOS-Geräte entwickelten Gastro-App.

 

Natürlich können auch mobile Endgeräte und Apps anderer Anbieter verwenden. Android basierte Kassen funktionieren mit guten Android-Geräten ebenso zuverlässig.

 

Möchten Sie keine Komplettlösung, müssen Sie die Kompatibilität aller Geräte- und Softwarekomponenten beachten.

 

Preislich liegen – mit Blick auf die Anschaffung – Android-Systeme typischerweise unter Apple/iOS-Systemen. Die laufenden Kosten sind hingegen vergleichbar.